Regulamin świadczenia usług

Ostatnia aktualizacja: kwiecień 2026

§1 Postanowienia ogólne

Niniejszy Regulamin określa zasady świadczenia usług drogą elektroniczną oraz na podstawie umów cywilnoprawnych przez:

SOFTWISE GROUP SPÓŁKA Z OGRANICZONĄ ODPOWIEDZIALNOŚCIĄ
ul. Hoża 86 / 410, 00-682 Warszawa, Polska
KRS: 0000821821  |  NIP: 7010962402  |  REGON: 385249400
Kapitał zakładowy: 10 000 zł
Data rejestracji: 7 stycznia 2020 r.
E-mail: biuro@softwise.pl  |  Tel.: +48 506 506 036

Spółka zarejestrowana jest w rejestrze przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy w Warszawie, XII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego.

Regulamin jest udostępniany nieodpłatnie na stronie internetowej Usługodawcy przed zawarciem umowy, a także — na żądanie Klienta — w formie umożliwiającej jego pobranie, utrwalenie i odtwarzanie.

§2 Definicje

Użyte w Regulaminie pojęcia oznaczają:

• Usługodawca — Softwise Group sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie, dane jak w §1.
• Klient — osoba fizyczna prowadząca działalność gospodarczą, osoba prawna lub jednostka organizacyjna nieposiadająca osobowości prawnej, która zawarła lub zamierza zawrzeć Umowę z Usługodawcą.
• Umowa — umowa o świadczenie usług zawarta między Usługodawcą a Klientem, na warunkach określonych w niniejszym Regulaminie oraz szczegółowej ofercie lub Statement of Work.
• Usługi — usługi świadczone przez Usługodawcę, opisane w §3 Regulaminu.
• Strony — łącznie Usługodawca i Klient.
• Wynagrodzenie — należność pieniężna przysługująca Usługodawcy za realizację Usług, określona w Umowie lub ofercie.
• Regulamin — niniejszy dokument wraz z wszelkimi załącznikami stanowiącymi jego integralną część.
• Siła wyższa — zdarzenie zewnętrzne, niemożliwe do przewidzenia i zapobieżenia, w szczególności: klęski żywiołowe, działania wojenne, strajki generalne, awarie infrastruktury krytycznej.

§3 Zakres usług

Usługodawca świadczy następujące kategorie usług:

• Oprogramowanie na zamówienie — projektowanie, tworzenie i wdrażanie dedykowanych aplikacji webowych, mobilnych oraz systemów backendowych zgodnie ze specyfikacją Klienta.
• Automatyzacje procesów — analiza i automatyzacja procesów biznesowych z wykorzystaniem narzędzi no-code, low-code oraz rozwiązań AI, w tym integracje między systemami i budowa pipeline'ów danych.
• Wdrożenia SaaS — konfiguracja, migracja danych, personalizacja i szkolenia w zakresie platform SaaS (m.in. CRM, ERP, narzędzia współpracy), a także zarządzanie abonamentami i licencjami.
• Opieka IT i wsparcie techniczne — stały nadzór nad infrastrukturą i aplikacjami Klienta, zarządzanie dostępami, monitoring, reagowanie na incydenty oraz bieżące doradztwo technologiczne.

Szczegółowy zakres poszczególnych Usług, harmonogram realizacji oraz Wynagrodzenie określa każdorazowo odrębna Umowa lub zatwierdzona przez Strony oferta (Statement of Work). Usługodawca zastrzega prawo do odmowy przyjęcia zlecenia bez podania przyczyny.

§4 Zawarcie umowy

1. Umowa jest zawierana na podstawie oferty przesłanej przez Usługodawcę drogą elektroniczną lub pisemnie, po jej zaakceptowaniu przez Klienta.

2. Akceptacja oferty następuje poprzez: podpisanie umowy lub odrębnego dokumentu (np. Statement of Work), pisemne potwierdzenie mailowe lub złożenie zamówienia za pomocą formularza na stronie Usługodawcy.

3. Oferta jest wiążąca przez 14 dni kalendarzowych od daty jej przesłania, chyba że wskazano inny termin. Po upływie tego okresu Usługodawca może zmienić warunki oferty lub wycofać ją bez konsekwencji.

4. Klient zapewnia, że osoba podpisująca Umowę lub akceptująca ofertę jest do tego umocowana.

5. Wszelkie zmiany zakresu Usług po zawarciu Umowy wymagają formy pisemnej lub elektronicznej pod rygorem nieważności.

§5 Prawa i obowiązki stron

Usługodawca zobowiązuje się do:

• świadczenia Usług z należytą starannością, zgodnie z aktualną wiedzą technologiczną i postanowieniami Umowy,
• zachowania poufności wszelkich informacji uzyskanych od Klienta w związku z realizacją Umowy,
• informowania Klienta o istotnych ryzykach, opóźnieniach lub zmianach mogących wpłynąć na realizację projektu,
• zapewnienia wykwalifikowanego personelu do realizacji Usług.

Klient zobowiązuje się do:

• dostarczenia w uzgodnionych terminach wszelkich materiałów, danych dostępowych i informacji niezbędnych do realizacji Usług,
• terminowego regulowania Wynagrodzenia,
• wyznaczenia osoby kontaktowej uprawnionej do podejmowania decyzji po stronie Klienta,
• korzystania z dostarczonych przez Usługodawcę rozwiązań wyłącznie zgodnie z prawem i przeznaczeniem.

Usługodawca jest uprawniony do posługiwania się podwykonawcami przy realizacji Usług, zachowując pełną odpowiedzialność za ich działania wobec Klienta.

§6 Wynagrodzenie i płatności

1. Wynagrodzenie ustalane jest indywidualnie dla każdego projektu i wskazywane w Umowie lub ofercie. Usługodawca stosuje modele rozliczeń: ryczałtowy (Fixed Price), za czas i materiały (Time & Materials) lub abonamentowy.

2. Faktury VAT wystawiane są zgodnie z harmonogramem płatności określonym w Umowie — co do zasady: zaliczka przed rozpoczęciem prac (jeśli dotyczy), płatności etapowe oraz płatność końcowa po odbiorze.

3. Termin płatności wynosi 14 dni od daty wystawienia faktury, chyba że Strony uzgodnią inaczej.

4. W razie opóźnienia w płatności Usługodawca jest uprawniony do naliczania odsetek ustawowych za opóźnienie w transakcjach handlowych oraz do zawieszenia świadczenia Usług do czasu uregulowania zaległości.

5. Wszystkie ceny podawane są w złotych polskich (PLN) i są cenami netto, do których doliczany jest podatek VAT według stawki obowiązującej w dniu wystawienia faktury.

§7 Własność intelektualna

1. Z chwilą pełnej zapłaty Wynagrodzenia Usługodawca przenosi na Klienta autorskie prawa majątkowe do stworzonych na jego zlecenie, oryginalnych elementów oprogramowania i materiałów, na polach eksploatacji wskazanych w Umowie.

2. Do czasu pełnej zapłaty Wynagrodzenia Usługodawca pozostaje wyłącznym właścicielem wszystkich wytworzonych materiałów i udziela Klientowi jedynie niewyłącznej, nieprzenaszalnej licencji na korzystanie z nich w zakresie niezbędnym do odbioru Usług.

3. Przeniesienie praw, o którym mowa w ust. 1, nie obejmuje komponentów open-source, bibliotek stron trzecich ani narzędzi objętych osobnymi licencjami — Klient nabywa do nich prawa na warunkach określonych przez właściwych licencjodawców.

4. Usługodawca zastrzega sobie prawo do umieszczenia informacji o realizacji projektu w swoim portfolio oraz do posługiwania się firmą Klienta jako referencją, chyba że Strony zastrzegły poufność w tym zakresie.

§8 Odpowiedzialność

1. Usługodawca ponosi odpowiedzialność za niewykonanie lub nienależyte wykonanie Usług na zasadach ogólnych Kodeksu cywilnego, z zastrzeżeniem poniższych ograniczeń.

2. Łączna odpowiedzialność Usługodawcy z tytułu jednej Umowy ograniczona jest do wysokości Wynagrodzenia netto zapłaconego przez Klienta w ciągu 3 miesięcy poprzedzających zdarzenie powodujące szkodę.

3. Usługodawca nie ponosi odpowiedzialności za:

• szkody wynikłe z dostarczenia przez Klienta nieprawidłowych, niekompletnych lub opóźnionych materiałów,
• utratę zysków, utratę danych ani szkody pośrednie lub następcze,
• działanie siły wyższej,
• awarie infrastruktury zewnętrznej, platform i usług chmurowych będących poza kontrolą Usługodawcy.

4. Klient ponosi wyłączną odpowiedzialność za zgodność z prawem treści i danych przekazywanych Usługodawcy w celu realizacji Usług.

§9 Reklamacje

1. Klient może zgłaszać reklamacje dotyczące Usług drogą elektroniczną na adres biuro@softwise.pl lub pisemnie na adres siedziby Usługodawcy.

2. Reklamacja powinna zawierać: oznaczenie Klienta (firma, NIP), datę i numer Umowy lub faktury, opis stwierdzonej wady lub niezgodności oraz żądanie Klienta.

3. Usługodawca rozpatruje reklamację i udziela odpowiedzi w terminie 14 dni roboczych od jej otrzymania. W uzasadnionych przypadkach termin może zostać przedłużony, o czym Klient zostanie poinformowany.

4. Ujawnione wady, za które odpowiada Usługodawca, zostaną usunięte w rozsądnym terminie uzgodnionym przez Strony. Usunięcie wady nie stanowi podstawy do żądania obniżenia Wynagrodzenia, chyba że wada jest nieusuwalna.

§10 Rozwiązanie umowy

1. Umowa rozwiązuje się z chwilą należytego wykonania wszystkich zobowiązań przez obie Strony, z upływem okresu, na jaki została zawarta, lub na podstawie zgodnego oświadczenia Stron.

2. Każda ze Stron może wypowiedzieć Umowę zawartą na czas nieokreślony z zachowaniem 30-dniowego okresu wypowiedzenia, ze skutkiem na koniec miesiąca kalendarzowego.

3. Usługodawca jest uprawniony do rozwiązania Umowy ze skutkiem natychmiastowym w przypadku:

• opóźnienia Klienta w zapłacie Wynagrodzenia przekraczającego 30 dni,
• rażącego naruszenia postanowień Umowy przez Klienta,
• ogłoszenia upadłości lub wszczęcia postępowania restrukturyzacyjnego wobec Klienta.

4. W razie rozwiązania Umowy Klient zobowiązany jest do zapłaty Wynagrodzenia za Usługi zrealizowane do dnia rozwiązania Umowy, w tym za uzasadnione koszty poniesione przez Usługodawcę.

§11 Postanowienia końcowe

1. Regulamin oraz wszystkie Umowy zawierane na jego podstawie podlegają prawu polskiemu.

2. Wszelkie spory wynikłe z Umów lub z nimi związane Strony będą starały się rozwiązać polubownie. W braku porozumienia, spory rozstrzygane będą przez sąd powszechny właściwy dla siedziby Usługodawcy, tj. właściwy sąd w Warszawie.

3. Usługodawca zastrzega sobie prawo do zmiany Regulaminu. O zmianie Klienci będą informowani z co najmniej 14-dniowym wyprzedzeniem drogą elektroniczną. Zmiany nie dotyczą Umów zawartych przed datą ich wejścia w życie.

4. Jeżeli którekolwiek postanowienie Regulaminu okaże się nieważne lub bezskuteczne, pozostałe postanowienia zachowują moc. Nieważne postanowienie zastępowane jest przez postanowienie prawnie dopuszczalne, najbardziej zbliżone do zamiaru Stron.

5. W sprawach nieuregulowanych Regulaminem zastosowanie mają przepisy Kodeksu cywilnego, ustawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną oraz innych powszechnie obowiązujących przepisów prawa polskiego.