Het principe: eerst quick wins
We beginnen niet met het bouwen van een enorm systeem. We beginnen met één proces dat meteen rendement oplevert. De klant ziet binnen weken resultaat, niet maanden. Dat bouwt vertrouwen op en geeft data voor de volgende beslissingen.
Hier zijn vijf processen die we in de eerste maand het vaakst automatiseren.
1. Offerteaanvragen afhandelen
VOOR: Klant stuurt een e-mail met een aanvraag. Verkoper leest, kopieert data naar Excel, rekent handmatig, schrijft een antwoord. Tijd: 30-60 minuten per aanvraag.
NA: Het systeem leest de e-mail, haalt de data eruit (product, aantal, parameters), genereert automatisch een offerte, maakt een concept-antwoord klaar. Verkoper klikt op "verzenden".
Tijd: 2-5 minuten. Besparing: 80-90% van de tijd.
Bij drukkerij labelso.com leest AI e-mails met etiketaanvragen — herkent afmetingen, oplage, materiaal — en genereert in 28 seconden een offerte.
2. Klanten over de status informeren
VOOR: Klant belt met de vraag "waar is mijn bestelling?". Medewerker checkt op 3 plekken en belt terug.
NA: Klant krijgt automatische meldingen bij elke fase (ontvangen → in behandeling → verzonden). Heeft een online paneel om zelf de status te checken.
Effect: nul statusbelletjes. Tevreden klant.
3. Facturen genereren
VOOR: Opdracht afgerond. Manager checkt wat er is gedaan, hoeveel uur, welke materialen. Voert handmatig in de facturatiesoftware in. Een keer per week.
NA: Opdracht afgesloten = factuur klaar. Het systeem haalt data uit order, prijslijst en oplevering. Nul handmatig invoerwerk.
Effect: facturen dezelfde dag. Betere cashflow.
4. Dag- en weekrapporten
VOOR: Manager verzamelt data uit 5 bronnen, plakt in Excel, maakt op, mailt. Elke week hetzelfde. 2-3 uur.
NA: Het systeem genereert het rapport automatisch — met live data. Verstuurt het maandagochtend om 8:00 uur. Of beter: een dashboard dat iedereen in de browser kan zien.
Effect: realtime data in plaats van één keer per week.
5. Datasynchronisatie tussen systemen
VOOR: Nieuw product toegevoegd aan de webshop. Je moet het ook toevoegen aan het magazijn, de prijslijst, de marketplace, de PDF-catalogus. Handmatig, op elke plek apart.
NA: Je voegt het product één keer toe. Het systeem synct het overal — webshop, marketplace, magazijn, prijslijst. Prijswijziging? Één keer — en het update overal.
Effect: single source of truth. Nul discrepanties.
Welk proces eerst?
- →Kies degene die:
- →De meeste tijd per dag kost
- →De meeste fouten genereert
- →Het simpelst te automatiseren is
Weet je niet welke? Een Discover Session laat het je zien.
Veelgestelde vragen
Klaar voor transformatie?
Plan een Discover Session — we stellen vast wat er in je bedrijf geautomatiseerd kan worden.
Plan een Discover Session →